LA MIA PERSONALE ESPERIENZA NELL'ADOZIONE DELLO SMARTWORKING

20 JUNE 2017
Renato Caenaro
CEO

Sappiamo ormai tutti cos’è lo SmartWorking o telelavoro per dirla all’italiana (per chi non lo sapesse questo può essere un buon inizio link)

Molti che ad oggi non hanno la possibilità di sperimentarlo soprattutto in questo periodo estivo, idealizzano come aprire il portatile e lavorare sotto l’ombrellone con un bel cocktail mezzo affondato e un po’ inclinato nella sabbia, insomma una bella immagine di quelle che si vedono su Instagram.

Nella mia esperienza lo SmartWorking è qualcosa che va oltre al “luogo” di lavoro, rappresenta la possibilità per il lavoratore di poter gestire e pianificare gli orari di lavoro coordinandoli con gli impegni della propria vita privata. Ecco che piccole azioni come fare la spesa, andare dal medico, fare un’ora di palestra non devono essere relegate prima o dopo l’orario di lavoro. Già con questi piccoli accorgimenti la qualità della vita aumenta: un’ora di palestra in tarda mattinata o primo pomeriggio costa meno ed è meno affollata rispetto alla stessa ora svolta alle 19:00, non è più necessario andare nei grandi centri commerciali il fine settimana per fare shopping, etc etc.

Ovviamente questo richiede da parte di chi sfrutta lo SmartWorking una flessibilità mentale e una buona capacità di organizzazione perché se è vero che la qualità della vita migliora è anche vero che un aumento delle “distrazioni/interruzioni” può portare a un calo nell’efficienza se non si è fortemente concentrati sul risultato con il rischio di accumulare tutto il lavoro a ridosso delle scadenze.

Lo SmartWorking si può ormai considerare una realtà per i singoli professionisti e per i “colletti bianchi” soprattutto quelli che possono esercitare la professione utilizzando strumenti informatici
“Secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, i lavoratori «smart» in Italia sono circa 250mila, ovvero il 7% dei dipendenti (impiegati, quadri e dirigenti) con un contratto di lavoro subordinato, in crescita del 40% rispetto al 2013“

Ma quando si parla di un’azienda o di un gruppo di lavoro? La delocalizzazione e il lavoro remoto è davvero il futuro? IBM che è pioniera nello SmartWorking dice di no, anzi fa un clamoroso passo indietro rispetto a un grande piano di lavoro delocalizzato partito nel lontano 2003 affermando che:
“Michelle Peluso, manager dell’area marketing: per essere sempre più produttivi e performanti gli impiegati hanno bisogno di lavorare in una location creativa, da cui poter trarre la giusta ispirazione”

Al contrario Automattic la società alle spalle della piattaforma WordPress sta valutando la vendita degli uffici perché la maggior parte dei circa 550 dipendenti, liberi di scegliere se lavorare da casa o in ufficio, predilige il lavoro remoto:
“Matt Mullenweg Automattic Ceo: Abbiamo aperto un ufficio sei o sette anni fa a un buon prezzo, ma ci vanno in cinque“

Cosa succede quindi applicando lo SmartWorking in un Team di lavoro?

Per prima cosa è necessario che chi gestisce il team sia preparato a valutare l’operato dei propri colleghi non mediante la quantità di lavoro svolta per ora ma in base ai risultati, è altresì vero che anche il metodo di assegnazione degli incarichi deve tenere conto delle differenti velocità di esecuzione di compiti assegnati e quindi diventare più fluido. Il rischio e il paradosso è che l’attività di management, in quanto disallineata dalla reale esecuzione, può essere il fattore di rallentamento dell’intero processo.

Ma se fossero questi gli unici problemi basterebbe tendere a un miglior management, il problema successivo è che il lavoro in Team convenzionale prevede che le persone siano sedute una di fronte all’altra in uno stesso spazio negli stessi orari. Questo aspetto puramente logistico ha degli effetti pratici: è possibile alzarsi dalla propria sedia per andare di fianco a un collega che ci chiede un parere, in un momento di difficoltà è sufficiente alzare gli occhi dal proprio computer per richiedere un aiuto, organizzare riunioni o momenti di Brainstorming è immediato, condividere un grande file è semplice tanto quanto passare la chiavetta USB in cui esso è contenuto, le pause tra colleghi creano legami utili nella collaborazione. Potrei continuare con esempi all’infinito, ovviamente ci sono anche i lati negativi della “convivenza forzata” ma sorvoleremo per evitare di andare fuori argomento.

Per superare la necessità dello spazio comune ecco che ci viene in contro quindi la tecnologia e l’IT. L’offerta di servizi di instant messaging, chat, condivisione di file in cloud si sta moltiplicando ma questi strumenti sono davvero sufficienti a superare la barriera della distanza?

La mia risposta al momento è NO: non c’è nessuno strumento tecnologico o servizio Cloud che riesca a creare un’esperienza di lavoro collaborativa efficace come quella svolta in un ambiente comune.

Stanno sbagliando quindi tutte quelle software house che stanno investendo su questo tema? Anche qui la mia risposta è NO: tutti gli strumenti di collaborazione pensati per i professionisti o per il mercato consumer sono estremamente utili ma non sono sufficienti, vanno considerati né più né meno delle scrivanie e dei telefoni con cui arrediamo un ufficio, ovvero vanno considerati come strumenti, non come soluzioni.

Per adottare lo SmartWorking in un team di lavoro nella mia esperienza è necessario costruire un Team unito che possa andare oltre la barriera della distanza e dei tempi di lavoro diversi e che sia in grado di rimanere concentrato sull’obbiettivo e sulle scadenze. Questo significa costruire un percorso di crescita per tutti i partecipanti che da un lato tenda a suddividere e distribuire le responsabilità su tutti i partecipanti dall’altro tenda a unire le persone. Significa anche che è indispensabile organizzare tempi e luoghi di incontro di persona e sfruttare il tempo passato insieme in maniera costruttiva bilanciando momenti di intenso lavoro quando si è vicini a scadenze con momenti di Brainstorming, condivisione e relax nei momenti di calma.

In SilentWave siamo molto attenti a questa tematica vivendola in prima persona, ogni giorno ci occupiamo di creare nuovi strumenti di collaborazione per chi voglia “arredare” il suo ufficio virtuale.

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